Guía · 10 minutos

qué automatizar primero.

Cinco preguntas para elegir la tarea por la que empezar. Y tres por las que no empezar nunca.

Casi todo el mundo empieza por la tarea más llamativa. Es un error: la primera tarea tiene que ser la más aburrida, la más repetida y la que menos decisiones tenga. Ahí la IA acierta casi siempre y tu equipo ve el resultado en semanas.

Las cinco preguntas

  1. ¿Se repite igual cada vez? Si cada caso es distinto, todavía no. Si el 80 % de las veces es lo mismo, sí.
  2. ¿Cuántas horas a la semana se van, entre todas las personas que la hacen? Menos de tres, no compensa. Más de ocho, compensa seguro.
  3. ¿La información ya está escrita en algún sitio? Correos, hojas, WhatsApp, un programa. Si solo está en la cabeza de alguien, primero hay que escribirla.
  4. ¿Qué pasa si sale mal una vez? Si la respuesta es «se corrige en un minuto», adelante. Si es «perdemos un cliente» o «hay una multa», esa tarea va después, con una persona validando.
  5. ¿Quién lo va a usar y quiere usarlo? Sin esa persona no hay sistema. Elige la tarea de quien tiene ganas, no la del que más se queja.
Suma puntos. Un punto por cada «sí». Con cuatro o cinco, empieza por esa. Con dos o tres, mídela una semana y vuelve a mirar. Con uno, déjala para más adelante.

Las tres por las que no empezar

  • La caja. Si el problema es que no entra dinero, la IA no te lo resuelve. Primero ventas, luego sistemas.
  • Lo que nadie quiere cambiar. Un sistema que el equipo no quiere usar muere en un mes.
  • Lo que todavía no sabes medir. Si no sabes cuántas horas se van hoy, no sabrás si funcionó. Mide una semana con un papel y un boli.

Las que casi siempre salen bien primero

  • Copiar datos de documentos que llegan (facturas, albaranes, pedidos) a una hoja o un programa, con una persona validando.
  • Responder las diez dudas de siempre por WhatsApp o correo, con tus respuestas, y pasar el resto a una persona.
  • Confirmar y recordar citas o reservas.
  • Avisar cuando falta un dato o un documento, en vez de perseguir a mano.
Siguiente paso. Si has llegado hasta aquí con una tarea en la cabeza, cuéntamela en 20 minutos. Te digo si tiene sentido o no, aunque no sigamos.

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